.JPG)
КАК УСПЕШНО ПРОВЕСТИ КОНФЕРЕНЦИЮ?
Широко известный формат проведения деловых мероприятий – конференция. Мероприятие может проводиться по скайпу или в специально оборудованном зале. Второй вариант более сложный, ответственный и, по мнению многих предпринимателей и бизнес-тренеров, наиболее результативный с точки зрения ведения переговоров и привлечения новых клиентов.
Так что же нужно для успешного проведения конференции?
- Сформулируйте точные цели и задачи мероприятия. Сформируйте свою целевую аудиторию и попробуйте рассчитать количество участников, которые заинтересуются конференцией.
- Определите точное число спикеров. Строго регламентируйте время и последовательность выступлений.
- Позаботьтесь о том, чтобы сообщения докладчиков были структурированными и одно послание (по возможности) логически продолжало предыдущее. Так гостям будет легче сконцентрироваться на информации.
- Назначьте мероприятие в «пустую дату». Если Ваша цель – привлечь как можно больше гостей, то другие тематические мероприятия, а также традиционные праздники, митинги и шествия «оттянут» Вашу аудиторию.
- Тщательно отнеситесь к решению всех организационных вопросов, определитесь с выбором конференц-зала, разошлите приглашения участникам, подробно объяснив, как найти нужное помещение. Если позволяет бюджет, заранее закажите рекламу.
Как правильно выбрать конференц-зал?
Помните, что очень многое решает транспортная доступность. Если здание, в котором будет проходить встреча, расположено в центре, то всем участникам будет проще сориентироваться, куда нужно прибыть, легче и быстрее добираться пешком или с помощью транспорта.
Хороший тон для любого организатора – позаботиться о наличии парковочных мест для гостей. Если арендодатель предоставляют просторный паркинг, то выбирайте именно его.
Не последнюю роль играет грамотное техническое оснащение и вместительность зала. Помещение должно быть светлым, хорошо проветриваемым, отапливаемым, просторным, оснащенным добротной мебелью. Это минимальный комфорт, который влияет на восприятие слушателей. Любые неудобства могут заставить публику покинуть мероприятие раньше намеченного срока, и Вам так и не удастся донести все важные мысли до своих слушателей.
Обязательно проверяйте исправность технического оснащения перед выступлением. Кондиционер, микрофоны, осветительные приборы, любая другая аппаратура должны работать бесперебойно.
Если мероприятию будет посвящен весь день, то позаботьтесь о питании для посетителей. Легкие закуски, бутерброды, фрукты или сухофрукты, чай, вода – стандартный набор, который часто подается на одноразовой посуде.
